Gần đây mình được tham dự hội thảo công nghệ do HP tổ chức ở trụ sở của công ty tại thung lũng Silicon. Tại đây, họ không chỉ giới thiệu những sản phẩm hay giải pháp công nghệ mới của họ mà đồng thời, họ nói nhiều hơn tới trí thông minh nhân tạo và cách mà họ tiếp cận nó, biến thành những tính năng thiết thực cho cả những sản phẩm dành cho người dùng cuối lẫn doanh nghiệp.

Trong số đó, điểm mà mình thấy khá thú vị chính là AI trong máy in! Nếu các bạn đọc đến đây và nghĩ rằng "máy in mà có AI để làm gì" thì xin thưa, suy nghĩ ban đầu của mình cũng giống hệt như vậy. Tuy nhiên, sau khi nghe nhiều hơn các thông tin, hóa ra vai trò của AI cũng được thể hiện khá rõ qua những tình huống sử dụng, những ứng dụng và cả giải pháp khá thú vị, cho mình thấy rõ hơn tác động của AI đối với lĩnh vực in ấn nói riêng và cả ngành công nghệ nói chung. Xin được chia sẻ với các bạn.

"Máy in - giao thức chuyển đổi giữa kỹ thuật số và thế giới thật"

Trong đời sống hiện tại, nếu không làm việc tại các văn phòng, làm việc bàn giấy, lắm khi chúng ta quên đi sự hiện diện của những chiếc máy in, những chiếc văn bản in ra trên giấy A4. Hóa ra trên thực tế, "thông tin trên tờ giấy vật lý hay thông tin hiển thị trên màn hình thiết bị vẫn tồn tại song song với nhau từ hơn nửa thế kỷ qua và có lẽ, sẽ cùng nhau tiếp tục tồn tại trong tương lai. Và trong đó, chiếc máy in chính là một giao thức chuyển đổi giữa kỹ thuật số và analog."

Đó chính là phát biểu làm mình nhớ mãi của bác Aurelio Maruggi, chủ tịch mảng giải pháp máy in văn phòng, mà mình có dịp ngồi nói chuyện. Aurelio đã làm việc trong mảng máy in tại HP hơn 40 năm và nhờ bác này kể lại, mình mới biết được khá nhiều câu chuyện thú vị trong mảng in ấn. Aurelio kể lại rằng từ thời sinh viên, những người bạn học của ông từng bảo rằng rồi sớm trong tương lai, các văn phòng sẽ không còn giấy nữa.

Thế nhưng hóa ra thực tế đó vẫn chưa bao giờ diễn ra trong suốt nửa thế kỷ qua và đồng thời, công nghệ in ấn vẫn tiếp tục phát triển song song cùng với những mảng khác trong thế giới công nghệ. Từ những chiếc máy in laser đầu tiên hơn 40 năm trước, chúng ta chứng kiến sự tiến hóa lên những chiếc máy in có thể in được 4 trang mỗi phút, rồi 8 trang mỗi phút, từ in chỉ trắng đen tới in màu, từ độ phân giải thấp lên cao, rồi những năm gần đây là máy in có kết nối mạng để in không dây, in trực tiếp từ điện thoại.

Có thể thấy, các nâng cấp trong lịch sử đã giúp bản thân những chiếc máy in mang lại chất lượng in tốt hơn, tốc độ in nhanh hơn và thêm nhiều tính năng hơn. Giờ đây, AI cũng sẽ xuất hiện trên máy in để hoàn thiện nó theo một hướng hoàn toàn mới: in tiết kiệm hơn và tích hợp hiệu quả hơn vào quy trình làm việc hiện có của mỗi cá nhân, doanh nghiệp. Đó chính là những điểm mới khá thú vị mà AI mang lại cho một sản phẩm công nghệ mà trước giờ, chính bản thân mình cũng nghĩ rằng "còn gì nữa đâu mà nâng cấp".

AI trong in ấn cá nhân

Ở góc độ các máy in phổ thông dành cho cá nhân hay các công ty nhỏ, HP giới thiệu một add-on dành cho trình duyệt Chrome, sử dụng GenAI để tự phân tích nội dung trang web, tự tách ra những phần quan trọng, định dạng và in chỉ những phần đó ra.

Trước đây, nếu chỉ nhấn nút in trực tiếp từ trình duyệt, toàn bộ mọi thứ trong trang HTML sẽ được in ra, bao gồm cả những phần thừa như banner quảng cáo, các menu điều hướng trong trang web,... nên sẽ cực kỳ tốn giấy và không hề dễ đọc. Nếu muốn gọn gàng, người dùng phải đi copy thủ công vào một trình soạn thảo khác và tự đi định dạng lại rồi mới in ra.

Với add-on AI này, khi người dùng muốn in nhanh ra toàn bộ nội dung của trang web đang đọc, thí dụ như bài học, một nghiên cứu nào đó hoặc công thức nấu ăn,... add-on này sẽ tự động định dạng lại nội dung của trang, nhận diện các thành phần quan trọng như tiêu đề, các mục chính, nội dung bên trong,... tự định dạng lại cho gọn gàng trước khi in ra. Nếu như sau khi định dạng mà người dùng chưa vừa ý, chúng ta sẽ nhập thêm một prOmpt vào cho AI như chỉnh lại font, độ lớn chữ, cách dòng,...

Bên phải là văn bản đã được AI tự định dạng, tự canh theo 2 cột để học bài, bên trái là bấm in trực tiếp từ trình duyệt, in toàn bộ ra những gì người ta thấy trên trang web (menu, điều hướng,…)

Trong demo ở sự kiện, có thể thấy rõ khác biệt lớn nhất của addon này chính là tiết kiệm giấy và cũng dễ đọc hơn rất nhiều so với việc chỉ bấm in như truyền thống mà không định dạng lại. Mình có hỏi là đây là add-on cho trình duyệt thì liệu nó có hoạt động với mọi máy in hay chỉ máy HP? Các bạn ở HP nói rằng đây là phần mềm nên tất nhiên nó sẽ hoạt động được với mọi máy in, tuy nhiên, hoạt động với máy HP vẫn là tối ưu nhất, theo kiểu hàng nhà với nhau.

Bên trái là văn bản đã được AI tự định dạng, bên phải là bấm in trực tiếp từ trình duyệt

Tính năng này mình thấy thích hợp với các bạn học sinh, sinh viên muốn in tài liệu tham khảo, in truyện ra đọc hay thậm chí là in loạt công thức nấu ăn ra chẳng hạn. Riêng mình trong lúc học bài, mình cũng hay in các bài học hay slide ra để đọc và ghi chú trực tiếp lên đó thay vì chỉ đọc trên màn hình. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc đọc bằng giấy vật lý và ghi chú lên đó sẽ giúp tăng cường tập trung, khả năng hiểu và nhớ hiệu quả hơn, đặc biệt là đối với những người tự học. Cá nhân mình đã thử và thật sự thấy nó có tác dụng trong việc giúp học bài hiệu quả hơn.

Ngoài ra, HP cũng làm một add-on khác nằm trong Microsoft Excel, cho phép người dùng nhanh chóng in ra một bảng tính mà không cần thao tác nhiều bước trước lúc in. Cơ bản thì lúc bấm in, AI sẽ tự nhận diện sheet đang mở và gợi ý ra bảng chuẩn bị in để người dùng preview. Bản preview này bao gồm các cột, các dòng đã được định dạng, điều chỉnh độ rộng, độ cao,...

Đồng thời AI sẽ gợi ý các tùy chọn như có muốn xóa các cột / dòng trống, thêm guideline, điều chỉnh tiêu đề cột, tối ưu thêm kích thước của các ô,... Người dùng chỉ cần bấm chọn hoặc có nhu cầu khác thì chat thêm với AI, tới khi ưng ý thì bấm in ra là xong. Một bạn nhân viên tại sự kiện HP cho biết rằng model vận hành add-on này được huấn luyện sẵn hàng loạt những định dạng văn bản và cả cách trình bày bảng tính theo nhiều kiểu, nhiều "văn hóa" khác nhau ở các nước và dựa vào đó, nó hứa hẹn sẽ hỗ trợ đa dạng trong việc nhận diện và làm đúng ý nhiều đối tượng người dùng nhất có thể.

Bên cạnh đó tại sự kiện, HP cũng giới thiệu một phần mềm trên máy tính và workflow cho phép người dùng tạo nhanh một bảng thiết kế, từ thiệp mời, bưu thiếp, poster,... và in ra. Về bản chất hoạt động, đó là một ứng dụng tạo ảnh dựa trên model Stable Diffusion, tuy nhiên giao diện người dùng đã được HP thiết kế lại đơn giản hơn rất nhiều. Người dùng chỉ cần nhập prOmpt ngắn gọn mô tả ý định, mục đích của mẫu thiết kế, sau đó làm theo vào bước và hệ thống sẽ tạo ra hàng chục mẫu. Lúc này, người dùng chỉ cần chọn 1 mẫu, tùy chọn thêm nếu muốn và in ra là xong. Như trong ảnh trên là một số mẫu thiết kế đã được tạo và in ra ngay tại sự kiện.

Nói cách khác, giải pháp này đã dùng AI để "thay thế" cho các bước thiết kế và in ấn, người dùng chỉ cần miêu tả, chọn và tùy chỉnh theo ý muốn, từ đó đẩy nhanh quá trình tạo ra thành phẩm mà không tốn quá nhiều bước điều chỉnh như trước đây.

Hiện các ứng dụng trên đang được thử nghiệm và sẽ sớm được phát hành chính thức cho người dùng cuối. Mình khá hóng add-on được phát hành để nghịch thử và share với anh em. Theo mình, qua các ứng dụng trên, chúng ta có thể thấy AI đã giúp tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác để tạo ra và in một sản phẩm cuối cùng. Đồng thời, AI cũng góp phần giúp người dùng đỡ tốn "giấy mực" nhưng vẫn cho ra văn bản trên giấy hiệu quả cho nhiều mục đích khác nhau cho mỗi lần in.

Vậy đối với doanh nghiệp, AI có thể mang lại lợi ích gì? Mình đã hỏi chính câu hỏi này với bác Aurelio và nhận được câu trả lời bên dưới.

AI trong in ấn doanh nghiệp

Trong hội nghị, bên cạnh các ứng dụng AI dành cho người dùng cuối nói trên, HP cũng giới thiệu một giải pháp gọi là AI Scan Enhanced, sử dụng AI để trích xuất các thông tin, dữ liệu quan trọng trong văn bản cứng để đưa vào hệ thống của doanh nghiệp. Trên thực tế, ý tưởng scan tài liệu và nhận diện nội dung bên trong đó để biến thành text hay data số liệu để lưu trữ là không mới, tuy nhiên bài toán xưa giờ chính là độ chính xác. Vì vậy dù sử dụng máy, nhưng các giải pháp trước đây vẫn dùng con người để nhập liệu lại hoặc kiểm tra sau khi máy đã nhập vào.

Đối với giải pháp AI Scan Enhanced thì HP sử dụng mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) và kết hợp với kỹ thuật học có giám sát (supervised machine learning) để giải quyết vấn đề về độ chính xác. Trong một thí dụ cụ thể là scan nội dung các hóa đơn, AI Scan sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để quét tài liệu bằng giấy và chuyển đổi nó thành dạng text có thể chỉnh sửa trên máy tính. Sau đó, nó sử dụng mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) để phân tích tài liệu, xác định loại tài liệu, trích xuất thông tin quan trọng như tên nhà cung cấp, số tiền, ngày xuất hóa đơn và chuyển tài liệu đến người nhận thích hợp.

Quy trình sẽ là:

1. Quét hóa đơn: Hóa đơn giấy được quét bằng máy scan đa chức năng.
2. Áp dụng OCR: Công nghệ OCR chuyển đổi hình ảnh đã quét thành tài liệu có thể chỉnh sửa.
3. Phân tích LLM: Mô hình LLM phân tích tài liệu, xác định đó là hóa đơn và trích xuất thông tin quan trọng như tên nhà cung cấp, số tiền và ngày xuất hóa đơn.
4. Tạo tệp dữ liệu: AI Scan tạo hai tệp: một tệp có thể chỉnh sửa từ OCR và một tệp CSV chứa meta data dữ liệu được trích xuất.
5. Tự động hóa quy trình làm việc: Tệp CSV được sử dụng để tự động hóa quy trình làm việc, chẳng hạn như chuyển hóa đơn đến người nhận thích hợp trong hệ thống ERP của công ty.

Rõ ràng với quy trình này, AI Scan sẽ tự động hóa việc trích xuất dữ liệu, giảm đáng kể thời gian và công sức làm thủ công. Đồng thời trên lý thuyết, máy tính vận hành sẽ giảm thiểu sai sót so với việc nhập liệu thủ công từ con người. Lúc này, nhân viên trong doanh nghiệp sẽ tập trung vào các việc quan trọng hơn, đòi hỏi tư duy và điều phối nhiều hơn.

Tuy nhiên, đối với hoạt động của doanh nghiệp vốn cực kỳ nhạy cảm với số liệu, một sai sót dù rất nhỏ ở các con số là điều không thể nào chấp nhận được. Vậy HP xử lý điều đó như thế nào?

Trước câu hỏi này, bác Aurelio cho biết rằng: "Ban đầu, quy trình sẽ nhận diện và trích xuất dữ liệu với độ chính xác 70 - 80%. Tuy nhiên, AI sẽ nhận diện những yếu tố bất thường hoặc các thành phần không thê nhận diện / phân biệt và sẽ gắn cờ các văn bản này để con người kiểm duyệt. Lúc này, AI sẽ "học thêm" về cách xử lý của con người và sau đó, khi gặp trường hợp tương tự, AI sẽ có thể nhận diện và tự xử lý. Cuối cùng, hệ thống sẽ nhanh chóng đạt được độ chính xác lên tới 95% trong hầu hết các tình huống."

Ngoài ra, hệ thống còn có thể tích hợp thêm các agent AI với nhiệm vụ kiểm tra lại kết quả nhận diện và trích xuất từ tài liệu đã scan và trải qua OCR, đảm bảo rằng không để lọt bất cứ số liệu sai sót nào vào hệ thống. Aurelio cho biết hiện tại Scan AI đã được sử dụng tại một số doanh nghiệp tại châu Âu, điển hình là Anh và đã giúp tiết kiệm tận 80% chi phí nhân công so với trước đây.

Vậy hệ thống Scan AI có thể nhận diện được các hóa đơn có chữ viết tay hay không? Câu trả lời là nó phụ thuộc đầu tiên vào khả năng nhận diện của OCR, đồng thời người ta có thể bổ sung thêm một agent AI khác vào trong quy trình với nhiệm vụ là nhận diện được chính xác chữ viết tay hơn. Đối với ngôn ngữ như tiếng Việt dù có hơi phức tạp hơn tiếng Anh, nhưng mình nghĩ rằng việc áp dụng hệ thống như thế này là hoàn toàn khả thi do bản chất tiếng Việt vẫn sử dụng các ký tự Latinh.

Scan AI chính là thêm một thí dụ khá rõ ràng về vai trò của AI trong việc tạo thêm một bước tiến mới trong lĩnh vực in ấn. Về bản chất, AI trong tình huống này đã giúp cho chiếc máy in hay máy scan được tích hợp sâu hơn, phối hợp nhuần nhuyễn và hiệu quả hơn vào trong quy trình làm việc của doanh nghiệp, từ đó góp phần tối ưu hóa hiệu quả công việc lẫn tiết kiệm chi phí (vận hành lẫn nhân công,...)

Tạm kết

Có thể thấy, các ứng dụng hay giải pháp trên đây của HP đã phần nào cho chúng ta thấy được rõ hơn vai trò của AI trong việc đưa công nghệ máy in tiến thêm một bước nữa. AI không chỉ giúp cho trải nghiệm in ấn của người dùng cuối được thuận tiện hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn, mà đồng thời, các doanh nghiệp cũng có thêm giải pháp tối ưu hóa một phần trong quy trình làm việc, từ đó tối ưu hóa chi phí lẫn hiệu quả làm việc của cả công ty.

Mặt khác, các giải pháp này của HP cũng có thể xem như những đại diện mới nhất trong việc tích hợp AI vào các sản phẩm hiện có nhằm hoàn thiện trải nghiệm và tối ưu hiệu suất làm việc. Qua đó, chúng ta có thể thấy được rõ hơn những tiềm năng to lớn và rộng rãi của công nghệ AI tạo sinh nói riêng hay AI nói chung trong việc thay đổi cách con người làm việc trong tương lai gần.