Microsoft cũng đang tích cực kêu gọi người dùng, đặc biệt là doanh nghiệp chuyển từ Office truyền thống sang Microsoft 365. Microsoft cho rằng chi phí đầu tư lâu dài sẽ thấp hơn, Microsoft 365 có nhiều tiện ích và bảo mật hơn. Thế nhưng, Microsoft có một ẩn ý khác khi kêu gọi người dùng chuyển sang M365!

Trong một bài blog có tựa đề: "Liệu đã đến lúc nâng cấp Microsoft Office? Đây là những gì bạn cần biết", Microsoft đã nhắc đến những hạn chế của Office khi "Các ứng dụng chỉ có thể sử dụng trên máy tính, hạn chế năng suất của bạn mỗi khi rời văn phòng. Bạn khó có thể truy cập các tập tin hay làm việc cộng tác với đội nhóm từ xa hay khi đang đi du lịch, từ đó gây ra những xích mích không đáng có. Bạn có thể thấy chi phí IT của công ty tăng lên khi phải bổ sung các giải pháp riêng biệt cho email, lưu trữ tập tin và hội họp trực tuyến."

Giải đáp cho các vấn đề trên là Microsoft 365. Các ứng dụng Office đều có sẵn trong Microsoft 365 nhưng đồng thời người dùng sẽ có thêm các tính năng bảo mật, công cụ AI như Copilot và lưu trữ đám mây.

Nói ngắn gọn là Microsoft đang muốn người dùng lẫn doanh nghiệp chuyển từ bản quyền trả 1 lần (bản quyền vĩnh viễn) của Office như Office 2016, Office 2019, Office 2024 sang dùng thuê bao theo kỳ của Microsoft 365. Nếu so với Microsoft 365 hay Office 365 thì Office truyền thống có nhiều hạn chế như không được cập nhật thường xuyên, phải đợi phiên bản tiếp theo để cập nhật 1 lần, phải trả phí bản quyền cho phiên bản mới. Ngoài ra, người dùng Office truyền thống không thể làm việc cùng nhau trên cùng một văn bản theo thời gian thực và phiên bản này cũng không bao gồm lưu trữ OneDrive, Copilot và nhiều dịch vụ khác như Microsoft 365 hay Office 365.

Microsoft nói về lâu dài thì thuê bao Microsoft 365 sẽ có lợi về chi phí hơn so với Office truyền thống. Microsoft dẫn một nghiên cứu của Forrester được hãng uỷ quyền thực hiện rằng lợi tức đầu tư của doanh nghiệp khi triển khai Microsoft 365 là 223% trong 3 năm và mất chưa đến 6 tháng để hoàn vốn với khoản đầu tư cho Microsoft 365.

Dùng Microsoft 365 để buộc người dùng phải nâng cấp Windows 11:

Có nhiều lợi ích để nâng cấp Microsoft 365 nhưng cần lưu ý rằng Microsoft 365 về sau chỉ được hỗ trợ trên Windows 11. Microsoft đã công bố sẽ ngưng hỗ trợ Microsoft 365 trên Windows 10 sau khi hệ điều hành này bị "rút ống thở" vào tháng 10 tới. Như vậy nếu doanh nghiệp quyết định nâng cấp lên Microsoft 365 thì cũng phải nâng cấp lên Windows 11 để đảm bảo luôn được cập nhật tính năng và quan trọng nhất là cập nhật bảo mật. Đối với người dùng cá nhân thì Windows 10 hay 11, Office truyền thống hay Microsoft 365 không phải là vấn đề quá lớn nhưng với các doanh nghiệp, sự thay đổi này cần phải cân nhắc kỹ lưỡng.

Office 2016 và Office 2019 sẽ không còn được hỗ trợ cũng sau ngày 14 tháng 10 năm 2025, cùng thời điểm với Windows 10. Một khi ngưng hỗ trợ thì các lỗ hổng bảo mật sẽ dần lộ ra và không còn được vá, khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro.

Office 2024 và Office LTSC 2024 vẫn được Microsoft hỗ trợ. Thực tế nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng các phiên bản Office tại chỗ (on-premise) này vì nhiều lý do chẳng hạn như môi trường sử dụng bị hạn chế kết nối hoặc không có kết nối Internet, do chính sách bảo mật hoặc hạ tầng không sử dụng đám mây, yêu cầu về sự ổn định, có thể dự đoán của môi trường phần mềm hoặc doanh nghiệp chỉ đơn thuần là không muốn sử dụng mô hình thuê bao bản quyền.