Mình thấy thường anh em sử dụng Gmail hoặc Outlook làm trình duyệt mail chính, mình cũng xài Outlook mỗi ngày luôn nhưng trong thời gian gần đây mình đã thử sử dụng thêm ứng dụng Mail mặc định của Apple (có trên Mac, iPhone, iPad). Sau một khoảng thời gian sử dụng mình muốn chia sẻ với anh em một số thủ thuật để anh em sử dụng Apple Mail tiện dụng hơn, hiệu quả hơn.

Theo dõi một ai đó trên Mail

Bên trong phần mềm Apple Mail có một tính năng cho phép anh em theo dõi (follow up) những người thường gửi những tin nhắn quan trọng. Tin nhắn được follow up sẽ được tự động hiển thị lại email trong Inbox của anh em nếu nó không nhận được phản hồi trong ba ngày.

Để bật tính năng này:

• Vào cài đặt
• Chọn mục Mail
• Kéo xuống dưới chọn Follow Up Suggestions

Tính năng nhắc check mail để không quên

Khi anh em nhận được một mail thì trong Apple Mail có tuỳ chọn để anh em nhờ nó nhắc lại vào một khoảng thời gian nhất định. Nó sẽ hữu ích với anh em trong những trường hợp như anh em đang đi chơi mà có mail công việc thì có thể nhờ nó nhắc lại sau 1 tiếng (sau khi đi chơi xong) để anh em không bị quên phản hồi cái mail đó.

Để sử dụng tính năng này:

• Anh em thực hiện thao tác vuốt sang phải
• Chọn Remind Me
• Sau đó anh em có thể chọn thời gian nó suggest sẵn hoặc custom theo ý anh em

Chuyển định dạng email sang PDF

Cái này sẽ hữu dụng khi anh em nhận được một cái mail dài và được format đầy đủ, việc xuất sang định dạng PDF sẽ giúp anh em dễ dàng đọc và tra cứu thông tin trong cái mail đó hơn.

Để sử dụng tính năng này:

• Anh em chọn biểu tượng mũi tên ngược như hình
• Kéo xuống dưới chọn Print
• Chọn biển tượng như hình
• Chọn Save to File là được, lúc này nó sẽ xuất thành một file PDF và nằm trong điện thoại anh em

Gửi mail vào thời gian chỉ định

Việc lên kế hoạch gửi mail là một cái tools chắc chắn không thể thiếu đối với một phần mềm duyệt mail. Tính năng sẽ hữu dụng cho anh em trong những tình huống như chưa tới giờ gửi mail này nhưng sợ quên, thì cứ set up sẵn ngày giờ, tới giờ thì nó tự động gửi đi thôi.

Để gửi mail vào thời gian chỉ định:

• Chọn biểu tượng viết mail mới bên dưới góc phải
• Nhập những thông tin cần thiết
• Nhấn và giữ nút gửi, nó sẽ suggest cho anh em một số khung giờ, nếu muốn chỉ định chi tiết thì chọn vào Send Later.

Thu hồi mail

Một đặc quyền khác khi sử dụng Apple Mail trên các thiết bị Apple là anh em có thể thu hồi email mình vừa gửi. Điều này có thể hữu ích khi anh em vô tình gửi email hoặc nhận ra lỗi trong email sau khi gửi. Cái tính năng này mình dùng rất nhiều do lúc check lại lần cuối thì không thấy lỗi đâu, mà vừa nhấn gửi đi là thấy cái sai liền, hiện tượng này mình chưa giải thích được haha.

Quá trình thu hồi tin nhắn rất dễ dàng, sau khi anh em gửi mail sẽ có một dòng Undo Sent (mặc định tồn tại trong 10 giây) là nó sẽ nhảy lại mail đó cho anh em sửa lỗi, nếu muốn thu hồi hẳn thì nhấn Cancel luôn.

Để thay đổi thời gian cho phép thu hồi mail:

• Vào cài đặt
• Chọn mục Mail
• Kéo xuống dưới chọn Undo Send Delay
• Anh em có 3 tuỳ chọn: 10, 20, 30 giây. Riêng mình đang chọn 20 giây cho chắc ăn.

Format mail

Sẽ rất nhàm chán và khó đọc nếu anh em gửi một cái mail quá dài cho người khác mà không format lại nội dung. Tính năng này giúp cho cái mail của anh em có một cấu trúc rõ ràng hơn, y chang thao tác trên những ứng dụng soạn thảo văn bản như Word hay Google Doc vậy.

Để sử dụng tính năng này:

• Anh em soạn mail mới như bình thường
• Bôi đen những đoạn cần format
• Chọn icon "Aa" ở thanh dock bên dưới để tiến hành format lại đoạn anh em đã bôi đen, trường hợp nó không hiển thị ra thanh tools thì anh em có thể nhấn vào dấu mũi tên bên phải trên cùng của bàn phím

Chỉnh sửa chữ ký cuối mail

Apple Mail cho anh em chỉnh sửa lại chữ ký ở cuối mail mà anh em gửi đi, mặc định nó sẽ ghi được gửi tự iPhone, iPad gì đó. Tính năng này giúp anh em không phải mất thời gian xoá và nhập tay lại chữ ký của riêng anh em.

Để sửa chữ ký:

• Vào cài đặt
• Chọn mục Mail
• Kéo xuống tìm mục Signature
• Gõ vào chữ ký mà anh em muốn nó sẽ tự động được thêm vào cuối mail anh em

Huỷ đăng ký một mail nào đó

Nếu anh em đăng ký nhiều dịch vụ, đặc biệt là những dịch vụ tin tức thì nó gửi cho anh em nhiều thông tin mỗi ngày, ngoài ra còn có những mail quảng cáo nữa. Bên trong Apple Mail nó cho phép anh em huỷ đăng ký những trang như vậy để khỏi bị lộn xộn. Để dùng tính năng này thì dễ lắm, tự động những mail mà nó nhận dạng là spam thì nó sẽ có biểu tượng Unsubscribe, anh em nhấn vào là từ lúc đó nó không gửi mail làm phiền nữa.

Tuỳ chỉnh thao tác vuốt

Thao tác vuốt là thao tác mình sử dụng nhiều nhất khi sử dụng bất kỳ một trình duyệt mail nào. Bên trong Apple Mail nó cho anh em tuỳ chỉnh thao tác này để phù hợp với nhu cầu và thói quen riêng của anh em, ví dụ thói quen của mình là vuốt trái để lưu trữ, vuốt trái để gắn cờ cho mail.

Để tuỳ chỉnh các thao tác vuốt:

• Vào cài đặt
• Chọn mục Mail
• Kéo xuống tìm mục Swipe Options
• Giờ anh em có thể tuỳ chỉnh thao tác trái phải theo ý anh em

Vừa rồi là một số thủ thuật để sử dụng Apple Mail hiệu quả hơn, thực tế từ ban đầu mình là người không thích sử dụng Apple Mail vì nhìn quá đơn giản, nhưng thời gian gần đây mình quay trở lại dùng nó cũng vì chính lý do này, sự đơn giản trong UI và các thao tác là một điểm mạnh của Apple Mail nếu so với những trình duyệt mail khác. Nếu anh em có biết thêm tips gì hay về Apple Mail thì có thể chia sẻ thêm với mình bên dưới comment nhé.